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「Notes移行によりEUCの課題を解決したい」

課題
「NotesにおけるEUCの課題」を解決するために、Notes移行に取り組みたいが、自力でNotesアプリケーションの全体像が把握できないため、先に進めない。
解決ポイント
現状のNotesシステムを可視化するアセスメントノウハウにより、適切な移行方針を策定。

当社による課題解決の概要
Notes移行アセスメントによる現状分析と方針策定

NotesにおけるEUCの課題

グループウェアの代表格であるLotus Notesの特長の一つに、EUC(エンドユーザーコンピューティング)により、利用者が必要なアプリケーションを自由に作成できることがあげられます。
EUCは各部署における情報共有の推進に大きな役割を果たしたものの、一方で「全社の情報共有基盤の部分最適化」「情報の分散化・検索性の低下」「IT統制が困難」などの課題を生み出しました。
また、旧バージョンのNotesで作成したアプリケーションが上位バージョンで動作せず、開発コストの発生によりバージョンアップを行うことが難しいケースも発生しています。

スマートフォンによる申請 [Notes EUCの主な課題]
  • 情報共有基盤が各部署で部分最適となってしまう
  • 情報が分散化し、検索性が低い
  • IT統制における「業務処理統制」と「全般統制」の確立が困難

Notes移行によるEUC課題の解決とそのポイント

このような「NotesにおけるEUCの課題」に対する有力な解決方法として、Notes移行が挙げられます。これは、社内システムをNotesから他の基盤へ乗り換えること(=マイグレーション)を意味します。
新たに社内システムを全社的な情報共有基盤として整備し、この上で必要な機能や情報を共通的に提供することが今後重要となります。

移行先基盤として、当社ではintra-mart(イントラーマート)やSharePointへの移行を推奨しており、社内情報を一気通貫でつなげる情報共有基盤として整備することが可能となります。
また、PCはもとよりスマートデバイスを使用できるようになり、さまざまな場所で情報を活用し、 業務を行うことが可能となります。さらに、intra-martの強力かつ柔軟なワークフロー機能により IT統制の整備も確実に遂行することができます。

一方、NotesにおけるEUCの課題を解決するために、Notes移行を進めたものの、適切な対応となっていないことで問題が発生する可能性があります。

[Notes移行における問題]
  • EUC開発の内容を適切に把握していなかったため、移行ができない
  • EUC開発部分を全て移行対象としたため、膨大な量のアプリケーション開発が必要となってしまう

これらの問題を発生させないため、Notes移行にあたっては、現在のNotesを正確に把握し、移行方針を適切に策定することが成功のポイントとなります。

Notes移行アセスメントの有効性について

当社が実施するNotes移行では、現状の調査と移行方針の策定に重点を置いています。
現状調査によりNotesDBとアプリケーションの現在の姿をきちんと把握し、業務機能として本当に必要なDB、アプリケーションを見極めることにより、移行範囲を明確にすることが可能となります。現在ある全ての機能を実現するのではなく、必要な業務機能を絞り込むことは、移行費用の削減はもちろん、移行後に運用するシステムの姿を明確にし、システム運用の範囲や負荷を明らかにすることにもつながります。

また移行方針の策定においては、システムの統制を保つため、今まで行われていたEUCに対して、ユーザー部門とシステム部門の役割の明確化や、ユーザー部門による開発をコントロールするためのルール作りなども検討していくことが必要となります。

[Notes情報可視化ツールについて]
当社はNotesの現状調査ツールとして、「Notes情報可視化ツール」を用意しています。NotesDB、文書などの情報を取得し、一覧化することで、より効率的に現状調査を行うことが可能です。

[当社Notesマイグレーションサービスについて]
当社のNotesマイグレーションサービスでは、Notesを知り尽くした技術者がその豊富な経験に基づき、お客様に最適なマイグレーションプランを選定・推進し、働き方改革を支援します。
  • Notesとintra-mart(イントラマート)の両方を知りつくした技術者が多数在籍
  • 基盤・クラウドの専門技術者も多数在籍。アプリケーション開発だけでなく、移行先システムの基盤構築も対応可能

Notesマイグレーションの進め方

当社のNotesマイグレーションサービスは以下の進め方で実施します。当社ではマイグレーションを成功させるため、特に「調査分析/方針策定」を確実に実施することを重要視しています

1.お客様課題の把握

2.調査分析/方針策定【重要!】

3.最適なプラン選定

4.実装/運用

調査分析/方針策定の重要性
現状調査や方針の策定が不十分な場合、以下のように、「ユーザーからの不満が噴出」「Notesが一部残る」「予算を超過」「課題が解決できない」など満足度の低い結果となってしまう恐れがあります。そのため、きちんと現状を調査しその結果に基づき移行方針を適切に策定することが重要となります。
当社のNotesマイグレーションサービスは、独自開発のNotes情報可視化ツールを用いて効率的に現状のシステムを調査し、適切な方針策定を実施することが可能です。

    移行方針策定

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