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「RPAを活用し、紙の注文書による受注処理を省力化したい」

課題
システムにより受注管理を行っているが、日々大量に発生する取引先や顧客からの注文はFAXや紙で行われるため、データ入力作業はかなり多い。
解決ポイント
RPA「WinActor」により、FAXや紙ベースの注文書の内容を自動で取り込み、受注処理までをソフトウェアロボットが実施。

当社による課題解決の概要
OCR+RPAにより紙の情報をシステムに活用

RPAにより受注処理プロセスを省力化

受注処理業務におけるRPAの活用

RPAによる業務の自動化は受注処理業務においても有効活用できます。
例えば、紙の注文書の内容を受注に手入力するといった定型業務はRPAソリューションにより自動化できます。
また、注文受付確認をメールで返信する作業は、RPAにより受付確認のメールを作成し、送信することで自動化できます。

このような作業は、OCRとRPAの組み合わせにより実現できます。
担当者はエラーチェック程度の作業となり、作業が軽減されます。

RPAによる受注処理の例
  1. FAXあるいはスキャンされた紙の注文書は、RPAにより対象となる商品や契約を識別。
  2. OCR機能により文字情報がデジタル化され、ファイルを作成する。
  3. ロボットが識別した帳票ごとに受注管理システムにデータを自動入力する。
RPAによる受注処理の例
RPAについて

Robotics Process Automation (ロボットを使った業務プロセスの自動化) の略称で、仮想知的労働者 (Digital Labor)とも呼ばれます。 ルールエンジン・機械学習・人工知能などを活用し、従来人手で行っていた各種業務をソフトウェア型ロボットが代行する技術です。

RPA活用のメリット

  1. 定型作業の稼働・コストを削減
    • 担当者が定型作業に要していた時間を削減し、他の業務を行うことが可能になります。
    • 人が作業できない夜間等に、ロボットに定型作業を代行させることで、時間のロスを防ぎます。
    • 業務繁忙期に臨時職員を雇う必要がなくなります。
  2. 事務ミスの防止
    • 誤入力、チェック漏れなどの事務ミスを防止します。
    • ミス発生時の影響調査、報告作成、その後の改善活動などの時間が削減できます。
  3. システム改修費用・リスクを抑制
    • 既存システムに手を入れることなく自動化を実現できるため、改修にかかる費用やリスクを抑えることができます。

WinActor(ウィンアクター)について

NTTデータビジネスシステムズでは、NTT研究所で生まれたRPAソリューション「WinActor(ウィンアクター)」をご提供しています。

WinActorロゴ

WinActorは当社が得意としているシステム共通基盤intra-mart(イントラマート)やERPソリューションBiz∫においても、自動化ソリューションとして採用されており、以下のような特長を持っています。

  1. Windows上のあらゆるソフトを自動操作可能
    ブラウザーやWord、ExcelをはじめとしたMS-Office製品はもちろん、ERP、ワークフローなどWindows端末上で動作するあらゆるソフトに対応しています。
  2. シナリオ作成が簡単
    日本語GUIによる簡単な操作で自動実行のシナリオを作成することが可能です。プログラミング等の特殊な知識は不要なため、現場担当者に簡単にシナリオ作成を習得していただけます。
  3. WinActorシナリオ作成イメージ
  4. 低価格で導入可能
    シナリオを作成する機能を備えたフル機能版と、シナリオ実行のみの低価格版を用意しています。また年間ライセンスの形式をとっているため、スタートアップ時のコストを最小化できます。

NTTデータビジネスシステムズでは、NTTグループが培った豊富な経験、実績を元にしたRPAソリューション「WinActor」により、お客様の業務改革実現をサポートします。

RPAソリューション「WinActor」についてのお問い合わせは、以下よりお願いいたします。

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WinActor(ウィンアクター)
これまで人が行っていた各種業務を省力化するRPAソリューション

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