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コロナ禍で、社員の柔軟な働き方を促進するために申請・承認業務を改善したい

課題
  • ワークフローシステムの導入範囲が局所的なためワークフローシステムを上手く活用できない
  • コロナ禍でテレワークを導入したが、紙文化・はんこ文化も残っているため申請・承認業務のために出社が必要
  • コロナ禍で社員が柔軟に働ける環境を整備したい
  • 解決ポイント
  • ワークフローシステムの活用範囲を拡大
  • あらゆる申請・承認業務をデジタル化
  • 今後の活用を見据えて、汎用性の高いワークフローシステムの導入を検討
  • 当社による課題解決の概要
    ワークフローを活用し申請・承認業務をデジタル化
    「決まった時間にオフィスに出社」を
    前提とした働き方から脱却

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    コロナ禍で注目される申請・承認業務システム(ワークフローシステム)

    コロナ禍を契機に企業で働く人の環境は大きく変わりました。制度として導入していてもなかなか活用されなかったテレワークやオンライン会議が普及し、長い間日本の企業に根付いていた申請・承認業務における紙文化・はんこ文化などの商習慣が見直され、デジタル中心の働き方へ急速にシフトしています。
    コロナ禍で半強制的に変わった制度を、今後も有効活用すべく、前向きに制度の再整備や変更を進めている企業も多くなってきています。その中でも今、ワークフローシステムに注目が集まっています。

    【ワークフローシステムについて】
    ワークフローシステムとは、ビジネスに関連する届出や報告書、稟議書など紙帳票を出力して回覧する代わりに、システム上で電子帳票として回覧し、承認を得るためのしくみのことで、電子決裁システム、電子稟議システムとも呼ばれています。ワークフローシステムを略してワークフローと呼ぶこともあります。
    昨今、ワークフローシステムを全く利用せず、企業活動に関係するすべての申請・承認業務を紙に印刷・捺印して行っている企業は非常に少なくなってきております。一方で、簡易的なワークフロー機能では、業務に紐づいた申請しか対応できなかったり、承認者を個人名で一人しか設定できず回覧スピードが遅かったりといった課題もありました。そのため、社内のすべての申請・承認業務を電子化・システム化することは不可能、そもそも自社の商習慣に合わないとお考えになる方も多くいらっしゃいました。

    コロナ禍においては、システム化できている申請・承認業務は通常どおりシステム上で回覧されましたが、以前より紙で回覧してきたものを、急にシステム化するのは難しく、その結果、回覧ルートを簡素化したり、押印不要としてメールでの回覧を可能にしたり、どうしても紙での回覧が必要なもの、押印が必要な申請においては、数日に1回にまとめて承認するという形で出社して対応されていたという声もお伺いしております。

    【そもそもなぜワークフローシステムが一部業務でしか導入されていないのか】
    下記のようなさまざまな理由から、ワークフローシステムの導入範囲が局所的になってしまっているようです。

  • 複雑に分岐する承認ルートなど業務プロセスが複雑でシステム上で再現できない
  • 業務システムの一機能として利用しているため業務に紐づいた申請しかできない
  • 申請内容に合うフォーマットがない
  • ルートが固定され柔軟なルート設定や申請ごとのルート変更ができない
  • そもそもどのような業務でワークフローシステムが活用できるのかよくわからない

  • 今回のような緊急時や、今後起こりうる災害時など、必ずしも会社に出社できる状況が続くとは限りませんし、社員の安全を確保するために出社を控えていただくようお願いする可能性もあり、そのような事態への備えとしてもワークフローシステムは注目されています。ワークフローシステムを活用してあらゆる申請・承認業務をデジタル化すると、テレワークなどの柔軟な働き方の促進だけでなく、業務効率化にもつながります。この機会に、導入済みのワークフローシステムをさらに有効活用できないか、見直すことをおすすめします。

    ワークフローシステムの活用例

    ワークフローシステムを上手く活用し社員の柔軟な働き方の促進につながった事例として、当社の活用例を2つご紹介します。

    例①少額な経費(交通費など)申請をワークフローシステムで実現

    交通費や出張費、交際費、物品購入費など少額な経費に関わる申請・承認を、ワークフローシステムで実現しています。
    社員はシステム上で該当する申請書のテンプレートを選択し、必要事項を記載して申請するだけで、申請が完了するため申請における作業効率が向上しました。また申請後はシステムが自動的に金額に応じた回覧ルートを選択し、回覧者・承認者へ承認を依頼するため回覧ルートの選択ミスによる手戻りの抑制にもつながり、紙帳票での回覧に比べて承認までの時間が圧倒的に短縮されました。
    これらの申請・承認を自宅でも職場でもPCさえあれば実施できるため、申請や処理のために会社に出社する必要がなく、テレワークを阻むことなく、社員の柔軟な働き方も促進しています。

    例②対面会議の代わりに関係者の合意や承認をワークフローシステムで実現

    ビジネス事項を決定するために会議を開催することが多いですが、関係者の予定調整や会議室の確保、資料の印刷など準備に手間がかかります。そこで会議の代わりにワークフローシステムを使った文書稟議制度を導入しています。
    当社では以前より文書稟議制度は導入していましたが、コロナ禍の現在は文書稟議を上手く活用することで、オンオフ問わず会議数を減らし、本当に必要な会議以外は開催しない方向にシフトしつつあります。会議のために会社に出社する必要も、勤務時間が固定されることもないため、社員の柔軟の働き方を促進しています。

    今回ご紹介した活用例は当社での活用例の一部です。その他ワークフローシステムの活用例や、ワークフローシステムを社内に浸透させるコツなどホワイトペーパーにまとめましたので、ご興味のある方はぜひこちらの資料をご覧ください。

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    ワークフローシステムには、様々な活用方法があり、「一部業務でしか利用できていなかったワークフローシステムの導入範囲を拡大したい」「社内の申請・承認業務をデジタル化したい」「社員の柔軟な働き方を促進したい」といった要望を実現する可能性を秘めています。ワークフローを上手く活用し、社員の柔軟な働き方の促進や、業務効率化を目指しませんか。

    高機能・高柔軟性を備えたワークフローシステム「intra-matワークフロー」

    NTTデータビジネスシステムズが提供するintra-martワークフローは、柔軟で豊富な機能を備えています。ワークフローのルートや画面、ルールなどのコンテンツを独立して管理することができ、従来のワークフローではカスタマイズが必要となるフローも、簡単に実現します。証跡の取得や権限分掌など、内部統制で必要とされる機能も充実しています。ワークフロー市場分野において13年連続第1位、7500社以上に採用いただいており、実績豊富な製品です。
    当社もこちらのワークフローシステムを全社で利用しております。ご興味がある方はぜひお問い合わせください。

    【NTTデータビジネスシステムズにintra-martワークフロー構築を依頼するメリット】
    当社は2000年のNTTデータイントラマート設立前後から、緊密に連携し、以降現在に至るまでintra-mart製品開発やパートナーサービス事業を支援しています。intra-martに関する卓越した製品ノウハウと実績が豊富にあり、お客様のシステム導入に向けて要件定義~導入~保守・運用まで一貫して行うことが可能です。

    NTTデータビジネスシステムズは、デジタル中心の働き方へシフトするためにつくったビジネス変革の流れを、今後も上手く活用できるようにし、企業のDXを加速させる支援をしたいと考えております。ワークフローの導入や、ビジネス変革(DX)の土台づくりなどDX推進に関するお困りごとがございましたらぜひお問い合わせください。

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