「Notes移行実現に向けてアセスメントを実施してほしい」
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お客様の課題
解決ポイント
当社による課題解決の概要長年のNotesビジネスの中で培った知見・ノウハウを活用したNotes移行アセスメントを提供
NotesにおけるEUCの課題
グループウェアの代表格であるLotus Notesの特長の一つに、EUC（エンドユーザーコンピューティング）により、利用者が必要なアプリケーションを自由に作成できることがあげられます。
EUCは各部署における情報共有の推進に大きな役割を果たしたものの、一方で「全社の情報共有基盤の部分最適化」「情報の分散化・検索性の低下」「IT統制が困難」などの課題を生み出しました。
また、旧バージョンのNotesで作成したアプリケーションが、上位バージョンで動作しない、再現できないという問題も発生しています。
[Notes EUCの主な課題]
- 情報共有基盤が各部署で部分最適となってしまう
- 情報が分散化し、検索性が低い
- IT統制における「業務処理統制」と「全般統制」の確立が困難
Notes移行によるEUC課題の解決とそのポイント
このような「NotesにおけるEUCの課題」に対する有力な解決方法として、Notes移行が挙げられます。この場合においてNotes移行は、社内システムをNotesから他の基盤へ乗り換えることを意味します。
新たに社内システムを全社的な情報共有基盤として整備し、この上で必要な機能や情報を共通的に提供することが今後重要となります。
一方、NotesにおけるEUCの課題を解決するために、Notes移行を進めたものの、適切な対応となっていないことで問題が発生する可能性があります。
[Notes移行における問題]- EUC開発の内容を適切に把握していなかったため、移行ができない
- EUC開発部分を全て移行対象としたため、膨大な量のアプリケーション開発が必要となってしまう
これらの問題を発生させないため、Notes移行にあたっては、現在のNotesを正確に把握し、移行方針を適切に策定することが成功のポイントとなります。
Notes移行アセスメントの有効性について
いざNotes移行を決定しても、現状把握ができず移行方針が曖昧になり、膨大なデータ移行費用を前に結局Notesの移行を断念したり、部分的な移行で暫定対処しNotesの廃止を断念したりしてしまうケースが多く見られます。 Notes移行を成功させるためには、十分なアセスメントを実施することが重要です。アセスメント実施により、現在ある全ての機能のマイグレーションを行うのではなく、必要な業務機能のみ移行することができ、移行費用の削減はもちろん、システム運用範囲のスリム化を図ります。
✔Notes移行にかかる費用を予め把握できる
✔予算に合わせて移行方針を決められるため、適切なNotes移行が実現できる
✔複雑化した現状のNotesアプリケーションを、移行プロジェクト開始前に把握できるため、必要な業務機能の取捨選択ができる
当社はNotesの現状調査ツールとして複数の「Notes情報可視化ツール」を用意しています。NotesDB、文書などの情報を取得し一覧化することで、より効率的に現状調査を行うことが可能です。
なお、複数のDBの中から横断的に設計情報を確認し、画面構成が類似した画面をグルーピングするツールを活用することで効果的な移行対象の選別（断捨離）を支援します。
アセスメントサービスの流れ（一例）
（超概算）
統合可能なDB・フォームの整理
統合可能性の検討
簡易アセスメント 一次集約を成功に導く3つのステップ（一例）
当社Notesマイグレーションサービスを採用いただくメリット
当社では、独自の現状調査ツール（Notes情報可視化ツール）と選定基準を使用して、お客様のNotes環境を調査・分析し、お客様ごとに最適な移行方針をご提案することができます。
当社は、長年に渡りNotesビジネスに携わっており、Notesを利用したシステムの構築、Notesから他ソリューションへのマイグレーションなど、多種多用な大規模～小規模の開発まで、Notesビジネスにおいて幅広い範囲で実績があります。
また、長年にわたって自社システムとして利用していたNotesを、intra-martを軸とした他システムへマイグレーションした実績もあり、近年はこれらの知見・ノウハウ活かしたマイグレーションビジネスに取り組んでいます。
これらお客様のNotes環境を支え培ったノウハウと技術力をアセット化したソリューションそれが当社がご提供する「imforce Notesマイグレーションサービス」です。
当社のNotesマイグレーションサービスでは、Notesを知り尽くした技術者がその豊富な経験に基づき、お客様に最適なマイグレーションプランを選定・推進し、本当に必要なDBを見極め、移行範囲を明確にすることが可能です。
※Notesからの移行先としてintra-mart（イントラマート）や、SharePointOnlineを推奨していますが、お客様のNotesDBの用途や、お客様環境に合わせ、Office365など他基盤をご提案することがございます。また今後使用しないNotesDBについては、参照用としてHTMLファイルへの変換を推奨しています。（参考「参照用の環境を残す為、Notesが撤廃できない」)
