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「通勤費申請のチェック作業を、RPAを活用して軽減したい」

課題
ワークフローシステムを導入し、社員から通勤費申請を受け付けているが、金額をチェックする作業が負担になっている。
解決ポイント
経路情報をもとに最安の定期代を求め、申請された金額と一致しているか確認、その結果をもとに承認/否認をロボットが判断。

当社による課題解決の概要
RPA「WinActor」を利用した通勤費申請のチェック

RPAにより通勤費申請のチェック業務の負担を軽減

通勤費申請のチェックにおけるRPAの活用
通勤費申請にワークフローシステムを導入することで業務の負担は軽減されますが、申請された定期代が適正な金額かどうかについては従来通り人がチェックする必要がありました。年度末など異動/転勤を多く控える時期においてはその申請件数も増え、定常業務に支障を来すこともしばしばです。RPAを導入することで、申請された定期代が利用経路において適正金額(=最安金額)かどうかのチェックはロボットに任せることができ、社員は以降の承認業務や例外時のみ対応します。
以下、RPA「WinActor」の導入イメージとなります。

[RPAを活用した通勤費申請チェックフロー]
  1. ワークフローシステムからの承認依頼メールにより、通勤費申請があったことを検知します。
  2. ワークフローシステムにログインし、申請情報の内容を確認します。
  3. 申請された経路情報をもとに、検索サイトや乗換案内ソフトから最安の定期代を取得します。
  4. 3で取得した定期代と、社員が申請した定期代とを比較します。一致していれば承認、不一致なら否認します。
  5. 否認した申請についてはとりまとめを行い、エラーリストとして保存します。
RPAによる通勤費チェック自動化の例
RPAについて

Robotics Process Automation (ロボットを使った業務プロセスの自動化) の略称で、仮想知的労働者 (Digital Labor)とも呼ばれます。 ルールエンジン・機械学習・人工知能などを活用し、従来人手で行っていた各種業務をソフトウェア型ロボットが代行する技術です。

RPA活用のメリット

  1. 定型作業の稼働・コストを削減
    • 担当者が定型作業に要していた時間を削減し、他の業務を行うことが可能になります。
    • 人が作業できない夜間等に、ロボットに定型作業を代行させることで、時間のロスを防ぎます。
    • 業務繁忙期に臨時職員を雇う必要がなくなります。
  2. 事務ミスの防止
    • 誤入力、チェック漏れなどの事務ミスを防止します。
    • ミス発生時の影響調査、報告作成、その後の改善活動などの時間が削減できます。
  3. システム改修費用・リスクを抑制
    • 既存システムに手を入れることなく自動化を実現できるため、改修にかかる費用やリスクを抑えることができます。

WinActor(ウィンアクター)について

NTTデータビジネスシステムズでは、NTT研究所で生まれたRPAソリューション「WinActor(ウィンアクター)」をご提供しています。

WinActorロゴ

WinActorは当社が得意としているシステム共通基盤intra-mart(イントラマート)やERPソリューションBiz∫においても、自動化ソリューションとして採用されており、以下のような特長を持っています。

  1. Windows上のあらゆるソフトを自動操作可能
    ブラウザーやWord、ExcelをはじめとしたMS-Office製品はもちろん、ERP、ワークフローなどWindows端末上で動作するあらゆるソフトに対応しています。
  2. シナリオ作成が簡単
    日本語GUIによる簡単な操作で自動実行のシナリオを作成することが可能です。プログラミング等の特殊な知識は不要なため、現場担当者に簡単にシナリオ作成を習得していただけます。
  3. WinActorシナリオ作成イメージ
  4. 低価格で導入可能
    シナリオを作成する機能を備えたフル機能版と、シナリオ実行のみの低価格版を用意しています。また年間ライセンスの形式をとっているため、スタートアップ時のコストを最小化できます。

NTTデータビジネスシステムズでは、NTTグループが培った豊富な経験、実績を元にしたRPAソリューション「WinActor」により、お客様の業務改革実現をサポートします。

RPAソリューション「WinActor」についてのお問い合わせは、以下よりお願いいたします。

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