1922年に創業した総合化学メーカー、旭化成グループ。90年を超える歴史の中で社会・環境の変化を見据えて積極的に事業の多角化を図り、現在では、「マテリアル」領域、「住宅」領域、「ヘルスケア」領域で、世界の人々の"いのち"と"くらし"に貢献している。そんな旭化成グループの「マテリアル」領域で、1964年以来50年以上にわたって主に自動車のタイヤ向けの合成ゴムを製造し、低燃費タイヤ向けのS-SBR領域では世界トップシェアを誇る、高機能ポリマー事業本部 合成ゴム事業部。1990年代後半から内部の情報共有基盤として使用してきたNotesが、アップグレードするWindowsOSに対応していないなど、近年の新しい仕組みに対応できなくなっているという課題に直面していた。

「当事業部の営業活動は、お客様ごとに異なるニーズや課題に対して最適なソリューションを提供しているのが特徴で、一つ一つの実績を応用して次の提案につなげるといった営業活動を続けてきました。こうした活動の記録を長年Notesのデータベース（以下DB）に蓄積していくことで、それは合成ゴム事業部の貴重な財産となっていたのです。ただ、Notes使用時に求められるユーザー登録などの面倒な手続きを嫌って利用する社員が減り、Notesの存在も知らない若手もいるぐらいでした。そこで、2013年頃から事業部内でのNotes利用に終止符を打ちたいと思うようになり、NotesDBのHTML化という手法が有効ではないかという結論に達しました」と企画管理部 合成ゴム企画室 米崎達也課長は語る。

ただ、実際NotesDBのHTML化を提供している会社に問い合わせてみると、そのサービスはツールだけを提供するもので、データ変換はユーザー側での対応が必要とされていた。しかも当時使用していた旧バージョンのNotes 4.6.7には対応しておらず、バージョンアップも必要だったという。
「私たちはIT部門ではないので、データ変換作業を全部自分たちで行うのはリスクが大きいと考えて、その問い合わせ先と対応策を協議しました。そうするとデータ変換を行うベンダーを紹介してもらえましたが、検索機能の改善に関する提案はしてもらえなかったので、いくらHTML化しても根本的な問題解決にはならないと感じました」

そこで、ツール以外の方法でNotesDBのHTML化を模索していたときに出会ったのが、過去のシステム提案を通じて縁があったNTTデータビジネスシステムズの担当者だった。米崎課長がNotes DBのHTML化に関する相談を持ちかけると、NTTデータビジネスシステムズではNotesに関して豊富なノウハウを保有しているという回答が返ってきたため、早速「NotesDBのHTML化と検索環境の構築」に関する提案作成を依頼。同時にトライアルでサンプルDBをもとにHTMLファイルに変換した文書を提出してもらうことになった。
「データ変換を通じて、どんなイメージの文書になるかを確かめるためにやっていただいたのですが、その内容は私たちが望んでいたものでした。実のところ、今回はDBに格納されていたデータが漏れなく変換されるかを重視していたので、その要求には応えてもらったと思いました。それよりも提案してもらった高度な検索エンジンへの期待が大きかったのを覚えています」と企画管理部 合成ゴム企画室 渡邉泰代氏は話してくれた。

この提案が決め手となって2017年初頭にNTTデータビジネスシステムズは今回のプロジェクトを担うベンダーに選定。2017年春に始まった導入プロジェクトを経て、本稼働したのは2017年5月だった。