IT基盤構築 導入事例 旭化成株式会社 様

Introduction Example

長年培ってきたNotes関連ノウハウを結集して自社開発

「Notesデータ HTML変換サービス」で
保有情報資産活用と高度な検索環境を実現

お客様の課題

  • Notesは閲覧編集に専用のクライアントソフトが必要で面倒。そのため様々な業務がNotes以外に移行され、それに伴いアクセスも減少を続けていた。
  • WindowsOSのアップグレード後はNotesDBが閲覧できなくなり、過去の貴重な情報が失われる危機に瀕していた。
  • 検索画面にたどり着くまでに3ステップを要する上、一度に一つのデータベースしか検索できなかった。

解決策のご提案

  • NotesDBをHTML化することで、OSアップグレード後もブラウザ上からの情報閲覧が可能になった。
  • 高度な検索エンジンを実装することで、添付ファイルまでの検索が容易にできるようになり、長年培ってきた情報資産活用が進むようになった。
  • すぐに検索用トップページが立ち上がり、対象データベースをすべて一度に検索可能になった。

課題解決までのレポート

当事業部の情報資産を最大限活用できるように
NotesDBのHTML化とともに検索機能向上を目指す

旭化成インタビュー1

1922年に創業した総合化学メーカー、旭化成グループ。90年を超える歴史の中で社会・環境の変化を見据えて積極的に事業の多角化を図り、現在では、「マテリアル」領域、「住宅」領域、「ヘルスケア」領域で、世界の人々の"いのち"と"くらし"に貢献している。そんな旭化成グループの「マテリアル」領域で、1964年以来50年以上にわたって主に自動車のタイヤ向けの合成ゴムを製造し、低燃費タイヤ向けのS-SBR領域では世界トップシェアを誇る、高機能ポリマー事業本部 合成ゴム事業部。1990年代後半から内部の情報共有基盤として使用してきたNotesが、アップグレードするWindowsOSに対応していないなど、近年の新しい仕組みに対応できなくなっているという課題に直面していた。

「当事業部の営業活動は、お客様ごとに異なるニーズや課題に対して最適なソリューションを提供しているのが特徴で、一つ一つの実績を応用して次の提案につなげるといった営業活動を続けてきました。こうした活動の記録を長年Notesのデータベース(以下DB)に蓄積していくことで、それは合成ゴム事業部の貴重な財産となっていたのです。ただ、Notes使用時に求められるユーザー登録などの面倒な手続きを嫌って利用する社員が減り、Notesの存在も知らない若手もいるぐらいでした。そこで、2013年頃から事業部内でのNotes利用に終止符を打ちたいと思うようになり、NotesDBのHTML化という手法が有効ではないかという結論に達しました」と企画管理部 合成ゴム企画室 米崎達也課長は語る。

ただ、実際NotesDBのHTML化を提供している会社に問い合わせてみると、そのサービスはツールだけを提供するもので、データ変換はユーザー側での対応が必要とされていた。しかも当時使用していた旧バージョンのNotes 4.6.7には対応しておらず、バージョンアップも必要だったという。
「私たちはIT部門ではないので、データ変換作業を全部自分たちで行うのはリスクが大きいと考えて、その問い合わせ先と対応策を協議しました。そうするとデータ変換を行うベンダーを紹介してもらえましたが、検索機能の改善に関する提案はしてもらえなかったので、いくらHTML化しても根本的な問題解決にはならないと感じました」

そこで、ツール以外の方法でNotesDBのHTML化を模索していたときに出会ったのが、過去のシステム提案を通じて縁があったNTTデータビジネスシステムズの担当者だった。米崎課長がNotes DBのHTML化に関する相談を持ちかけると、NTTデータビジネスシステムズではNotesに関して豊富なノウハウを保有しているという回答が返ってきたため、早速「NotesDBのHTML化と検索環境の構築」に関する提案作成を依頼。同時にトライアルでサンプルDBをもとにHTMLファイルに変換した文書を提出してもらうことになった。
「データ変換を通じて、どんなイメージの文書になるかを確かめるためにやっていただいたのですが、その内容は私たちが望んでいたものでした。実のところ、今回はDBに格納されていたデータが漏れなく変換されるかを重視していたので、その要求には応えてもらったと思いました。それよりも提案してもらった高度な検索エンジンへの期待が大きかったのを覚えています」と企画管理部 合成ゴム企画室 渡邉泰代氏は話してくれた。

この提案が決め手となって2017年初頭にNTTデータビジネスシステムズは今回のプロジェクトを担うベンダーに選定。2017年春に始まった導入プロジェクトを経て、本稼働したのは2017年5月だった。

Notesデータ HTML変換サービス システム図旭化成DBシステム図

選択の決め手

HTMLへの正確なデータ変換はもちろんのこと、
添付ファイルまで対応できる検索機能が高く評価された。

旭化成インタビュー2

今回、NTTデータビジネスシステムズの「Notes データ HTML変換サービス」が選定された理由は、他社の同様のサービスにはない高度な検索エンジンを搭載し、Office系文書やPDFなどの添付ファイル内までの高速検索が可能なことにある。この技術を実現できたのは、日本語を最小単位の意味の集まりに分割し、品詞など判別する形態素解析という手法を導入するなどNTTデータビジネスシステムズが培ってきた検索技術やノウハウを活用していることがあった。また、高速化を実現できたのは、Notesベースでシステムを構築している競合他社とは異なり、NTTデータビジネスシステムズでは、オープンソースのソフトウエアをベースにクローラー機能を実装するとともに、Notes経験豊富なエンジニアが最大限の性能を発揮できるようにベストのタイミングにチューニングしていることがあるという。

「NotesはDBが案件ごとに細分化されて格納されるため、当事業部だけでも、その数は30個を数えていました。それらを検索しようとすると、Notes専用ソフトを立ち上げてからDBにアクセスし、検索するという3段階を要するだけでなく、一度に一つのDBしか検索できないため、DB全体では30回検索しなくてはいけないので非常に手間でした。ところがNTTデータビジネスシステムズさんの「Notes データ HTML変換サービス」は、専用サイトにアクセスするだけで検索エンジンの画面が立ち上がり、全てのDBを一度に検索できることに非常に魅力的に感じました」と採用した経緯について米崎課長は振り返る。さらに、プロジェクト中のNTTデータビジネスシステムズの対応や現在のDBの使用場面について渡邉氏は続ける。

「プロジェクト時いろいろなことをお願いしても迅速に対応してくださったことには信頼感を抱きました。また、現在の当事業部のNotesDBは、過去の情報資産への照会を目的としているため、利用頻度はそれほど高くないのですが、例えば開発会議の時に、この技術は以前どういう分野で利用されていだんだろうという話になった時に、すぐに検索して過去の履歴を参照でき、技術データなども入手できるので非常に役立っています」

今回の「Notes データ HTML変換サービス」で得られたメリットは以下の通りだ。

①バージョンアップすることなくNotesDBの情報資産を継続的に閲覧可能(ブラウザ経由)
②操作しやすい検索画面からすべてのDBを一度に検索可能。
③Office系文書やPDFなど添付ファイル内までの詳細検索をスピーディに実現。

将来の展望

他の事業部にもメリットを知ってもらい
情報資産活用の面からグループ全体に貢献したい。

現在、旭化成グループ全体で運用しているNotesDB数は数千個に及んでいて、その対応は各事業部でさまざまだという。そうしたなかで合成ゴム事業部ではNotes DBのHTML化という手法を採ったが、新OSに対応できるようバージョンアップを行った事業部もあるそうだ。

旭化成インタビュー3 「当社は、総合化学メーカーで、合成ゴム事業部は、その一つに過ぎません。同じような悩みを抱えている事業部は他にもあると私も聞き及んでいるので、今回の導入事例公開を通じて、私たちが実感できたようなメリットを共有してもらえたらいいなと考えています。また、将来的にはこのDBを他のシステムと連携できないかと考えています。例えばあるキーワードで検索すると、それらに紐付いて別のシステムからも関連した情報を呼び出せるようにしたいですね。今回NTTデータビジネスシステムズに機能追加していただいたので、そうした拡張性にも十分耐えられるDBになったと考えています」(米崎課長)

企業内情報共有基盤として大企業や官公庁などで長く利用されてきたNotes。現在、維持費用コストの問題やシステムのWeb化の進展を背景に、より時代に合った情報共有基盤への移行ニーズが高まっている。そうした中、今回、旭化成株式会社 高機能ポリマー事業本部 合成ゴム事業部が実施されたDBのHTML化は、長年蓄積された情報資産の有効活用につながるため、Notes移行を考える際のひとつのヒントになるに違いない。

※掲載している情報は、取材時点(2017年10月27日)のものです。

旭化成株式会社
旭化成株式会社

  • 事業内容
    総合化学メーカー、旭化成グループのマテリアル領域で高性能・低燃費タイヤ向けなどの合成ゴムを製造
  • 住所
    〒101-8101 東京都千代田区神田神保町1丁目105番地 神保町三井ビルディング
  • URL
    http://www.asahi-kasei.co.jp

その他の導入事例

共立建設株式会社
ニチバン株式会社
旭化成株式会社
独立行政法人中小企業基盤整備機構
国際紙パルプ商事株式会社
株式会社トヨタIT開発センター
共立建設株式会社
昭和シェル石油株式会社
シチズンビジネスエキスパート株式会社
住友セメントシステム開発株式会社
株式会社ROKI
東洋大学
株式会社帝国ホテル
東京工業大学

本事例に関するお問い合わせ
以下よりお願いいたします。

本事例についてのご相談は、お電話またはお問い合わせフォームにて承ります。
ご要望に応じてご訪問も可能ですので、まずはご連絡ください。

お電話でのお問い合わせは

メールでのお問い合わせ