開業から120余年。我が国を代表するホテルとして、宿泊客やレストラン・宴会などの利用客に高品位なサービスを提供し続けている「帝国ホテル 東京」もまた、資材調達業務にIT化のメスを入れた。それまでファクシミリや電話を介して行っていた仕入れ業務を、資材システムと連動したWeb発注システムの導入によって一括管理。多種多様なパートナー企業への見積や発注、納期確認作業などの高効率化が図られ、購買実態をデジタル化したことで取引実績の蓄積・分析にも役立てている。
　そのWeb発注システムを企画・提案したのがNTTデータビジネスシステムズだった。「当初は既製のパッケージシステム導入を模索していた」と語るのは、情報システム部 部長の今井 徹氏と同課長の廣石 征司氏のおふたり。具体的な要件が提示されたのち、NTTデータビジネスシステムズは、パッケージシステムと同ホテルの購買業務に即した「フルスクラッチシステムの構築」の双方を提案。その結果、過去のWeb-EDIシステムの運用やソリューション実績を生かしながらイニシャルコストを抑制しつつ、プロジェクトチームの要望にもジャストフィットさせたフルスクラッチシステムに大きな魅力を感じたという。

「まず、現場から管理部にあがってきた注文をまとめ、通知機能を活用してパートナー企業様へお見積を依頼します。その後のレスポンスを比較検討し、納期を交渉したうえで発注にいたります。この一連の流れをオンライン上で行ない、管理画面から見渡せるようになりました。パートナー企業様からの受注回答も迅速に把握でき、購買品毎の付帯情報や買掛の管理も容易になりました」とは、今井部長の弁。

業務の電子化が検討されはじめたのは2012年。NTTデータビジネスシステムズは、同ホテルにおける購買業務の全体像をいち早く理解しマスタープランを作成した。フロントシステムで動作困難なプログラムは資材システムで対応させるなど、開発コストを抑えるための施策を提案。Web発注システムと資材システムを連携させる方法は堅牢性を高め、セキュリティの担保にもつながるが、カスタマイズに際して、資材システムを管理・運用する帝国ホテル側の負担も少なくない。

「限られた時間と予算内で使い勝手に優れたソリューションをつくる。この命題が早い時点から共有できていたので、ある程度の負担も覚悟していました。しかしNTTデータビジネスシステムズのレスポンスのよさに、大きな負担を強いられる事もありませんでした」とは、情報システム部 システム課 支配人の鷲尾 崇氏。
疑問が生じた時、それらをインシデント管理簿にまとめ、解決に向けてのプロセスを都度提示したことも、不安要素の払拭に貢献した。やがて2013年の総合試験を経て同11月に正式稼働。前項でも触れた通り、期間ギリギリまで使いやすさに磨きがかけられ、リリース後は運用手順書を作成するなどサポート面のバックアップにも力が注がれている。性能、低コスト、セキュリティをクリアする確かな技術力、スクラッチ開発における豊富な経験値。これらに加え、インシデント管理簿による的確な進歩管理や、高いコミュニケーションスキルも、信頼関係の形成を促し導入決定を後押ししたようだ。