個別システム 導入事例 株式会社帝国ホテル 様

Introduction Example

購買業務における情報の伝達・管理をIT化

コストとリスクを抑え業務環境に合わせた
スクラッチ開発で、円滑な電子取引を実現

お客様の課題

  • ファクシミリと電話を中心とした購買業務のため、100数社にのぼるパートナー企業との連携が煩雑化していた。
  • パートナー企業は大手卸売業者から個人事業(生産)者にいたるまで多岐。商取引を円滑に進めるため、わかりやすいインターフェイスが必須。

解決策のご提案

  • 既存の資材調達業務フローにフィットした専用/個別型のフルスクラッチ資材システムを開発。業務の大幅な効率化が可能となり、内部統制についても明確な確保につなげられた。
  • 誰もが直観的に理解・操作できる画面・インターフェイスを実現することによって、パートナー企業の負担をできるだけ抑えながら商取引のデジタル化に移行することができた。

課題解決までのレポート

現場の購買業務に柔軟に対応した「Web発注システム」で、
業務の効率化に加え、よりよい内部統制を実現!

株式会社帝国ホテル

企業で使う資材について複数のパートナー企業から見積を提出してもらい、仕入れ原価や品質の見直しを検討。納期の調整、発注・納品の確認と、企業活動に必要な資材を調達する購買業務はとかく煩雑になりがちだ。また、事業規模と仕入れ品目数が多ければ多いほど、業務量が増え、データ管理が複雑になってしまう。そこで注目されているのが、IT技術を活用した業務プロセスの可視化・効率化である。近年ではコンプライアンスやコーポレート・ガバナンスの観点からも、経営の健全性・透明性を促す内部統制が進み、IT技術がその基盤を支えている。

情報システム部 部長 今井 徹 氏

開業から120余年。我が国を代表するホテルとして、宿泊客やレストラン・宴会などの利用客に高品位なサービスを提供し続けている「帝国ホテル 東京」もまた、資材調達業務にIT化のメスを入れた。それまでファクシミリや電話を介して行っていた仕入れ業務を、資材システムと連動したWeb発注システムの導入によって一括管理。多種多様なパートナー企業への見積や発注、納期確認作業などの高効率化が図られ、購買実態をデジタル化したことで取引実績の蓄積・分析にも役立てている。
 そのWeb発注システムを企画・提案したのがNTTデータビジネスシステムズだった。「当初は既製のパッケージシステム導入を模索していた」と語るのは、情報システム部 部長の今井 徹氏と同課長の廣石 征司氏のおふたり。具体的な要件が提示されたのち、NTTデータビジネスシステムズは、パッケージシステムと同ホテルの購買業務に即した「フルスクラッチシステムの構築」の双方を提案。その結果、過去のWeb-EDIシステムの運用やソリューション実績を生かしながらイニシャルコストを抑制しつつ、プロジェクトチームの要望にもジャストフィットさせたフルスクラッチシステムに大きな魅力を感じたという。

「まず、現場から管理部にあがってきた注文をまとめ、通知機能を活用してパートナー企業様へお見積を依頼します。その後のレスポンスを比較検討し、納期を交渉したうえで発注にいたります。この一連の流れをオンライン上で行ない、管理画面から見渡せるようになりました。パートナー企業様からの受注回答も迅速に把握でき、購買品毎の付帯情報や買掛の管理も容易になりました」とは、今井部長の弁。

情報システム部 情報管理課 支配人 若井 英一 氏

懸念されていたパートナー企業側の運用においても、トラブルはほとんど発生していない。理由は、今井部長をはじめとするプロジェクトチームの面々が強く希望していた「誰もが直感的に操作できるインターフェイスの実現」にある。ログイン画面や入力画面のデザインはシンプルにまとめられ、必要な情報をどこに入力すればよいかがひと目でわかるようスッキリとしたレイアウトになっている。リクエストは細部におよび、利用者のストレスや戸惑いを減らすためのさまざまな工夫やアイデアが惜しみなく投入された。これは、「変えていかなければならないところは、率先して変えていくべき、一方で、よりよい結果を生むものに対しては、徹底して継続していくべき」という同ホテルの基本理念に即した動きでもある。

「開発を前に、NTTデータビジネスシステムズには4つのお願いを申し入れました。ひとつは、自社資材システムとの連携。2つ目は、一斉にアクセスした際にもダウンしない堅牢性。3つ目は、誰もが煩わしさを感じずに、直感的に扱える操作性。そして4つ目は、パートナー企業様の多岐に渡るIT環境の中でも、不具合なく稼働できる事でした。そのどれもが高いレベルで実現されたと思います」 と、情報システム部 情報管理課 支配人の若井 英一氏も顔をほころばせる。

導入システム イメージ図
導入システム イメージ図

選択の決め手

あらゆるリクエストに100%応え、
運用手順書など万全のケアで信頼関係を構築。

フルスクラッチによるWeb発注システム開発に踏み切った大きな理由は、2つ挙げられる。

①フルスクラッチ構築による不安箇所や、多種多様な構築要望に対して、NTTデータビジネスシステムズが、的確な解決策をレスポンスよく提示した。
②JAVAベースのフルスクラッチ開発におけるNTTデータビジネスシステムズの豊富な経験を生かし、既製パッケージのカスタマイズより低コストを実現。

「そもそも、こうした発注フローはパッケージで充分運用が可能だと認識していました。業務に合わない面が多少あっても、使う側がそれに合わせればよいという考えでした。ところが1年余りにおよぶ現場へのヒアリングや調査期間を経て、食品流通における不定貫など、柔軟性が求められる場面があることもわかりました。帝国ホテルのブランドクオリティやサービスの質を保つために、どうしても譲れない部分があったのです」と、廣石氏。 通常であれば、現場の作業環境にフィットした独自のITシステムを作り込まなければならない分、本稼働までに多くの時間とコストを要する。これを回避するためには、クライアントとベンダー間での密な意見交換やスピーディな相互協力が不可欠だった。

情報システム部 システム課 支配人 鷲尾 祟 氏

業務の電子化が検討されはじめたのは2012年。NTTデータビジネスシステムズは、同ホテルにおける購買業務の全体像をいち早く理解しマスタープランを作成した。フロントシステムで動作困難なプログラムは資材システムで対応させるなど、開発コストを抑えるための施策を提案。Web発注システムと資材システムを連携させる方法は堅牢性を高め、セキュリティの担保にもつながるが、カスタマイズに際して、資材システムを管理・運用する帝国ホテル側の負担も少なくない。

「限られた時間と予算内で使い勝手に優れたソリューションをつくる。この命題が早い時点から共有できていたので、ある程度の負担も覚悟していました。しかしNTTデータビジネスシステムズのレスポンスのよさに、大きな負担を強いられる事もありませんでした」とは、情報システム部 システム課 支配人の鷲尾 崇氏。
疑問が生じた時、それらをインシデント管理簿にまとめ、解決に向けてのプロセスを都度提示したことも、不安要素の払拭に貢献した。やがて2013年の総合試験を経て同11月に正式稼働。前項でも触れた通り、期間ギリギリまで使いやすさに磨きがかけられ、リリース後は運用手順書を作成するなどサポート面のバックアップにも力が注がれている。性能、低コスト、セキュリティをクリアする確かな技術力、スクラッチ開発における豊富な経験値。これらに加え、インシデント管理簿による的確な進歩管理や、高いコミュニケーションスキルも、信頼関係の形成を促し導入決定を後押ししたようだ。

将来の展望

なんでも相談できるパートナーシップを構築。
改善・拡充に加え、他拠点での益々の展開も視野に。

今回導入されたWeb発注システムは、軽快な動作能力を特長としている。操作についても、カットオーバーを前に管理者やパートナー企業への説明会が開かれたのみで、特に利用者から戸惑いの声があがるようなことはなかった。その後もメール送信への機能追加など、複数の仕様変更に際して、柔軟でレスポンスのよい対応がなされており、現在の運用状況も極めて良好だと廣石課長は語る。
「グループホテルで必要な備品は、施設内保守関連を除き、このWeb発注システムで一括購入しています。ただし食材などに関しては、拠点毎に地域のパートナー企業様とお取引を行うケースが少なくありません。個々の状況を見ながら他拠点での展開を検討していくこともあるでしょう」

一連の過程を通して培われた人と人の絆が、煩雑な業務フローを合理化する支援ツールの開発を実現させた。こうした両者のよりよい関係性がさらなるワークフローの最適化に広がり、世界でもトップクラスを誇る名門ホテルのサービスに活かされていくことを期待したい。

※掲載している情報は、取材時点(2014年5月27日)のものです。

情報システム部 課長 廣石 征司 氏

株式会社帝国ホテル
株式会社帝国ホテル

  • 事業内容
    ホテル事業、不動産賃貸、各種サービス
  • 住所
    〒100-8558 東京都千代田区内幸町1-1-1
  • URL
    http://www.imperialhotel.co.jp/

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