航空および海上貨物輸送、ロジスティクスなどをワンストップで提供する国際総合物流企業、近鉄エクスプレスでは、現在、旧来のITシステムをシステム共通基盤「intra-mart」に統合するプロジェクトを進めている。
同社がintra-martへの移行・統合を進めているシステムは、本社内の承認ワークフロー、文書管理、社員のスケジュール管理および会議室予約、社員間での情報共有などで、従来は目的ごとに別々の製品が導入されていた。移行の検討が始まったのは2016年、システムの老朽化がきっかけだった。中にはすでに導入から20年以上が経過したシステムもあった。長期間使い込むうち、利便性やガバナンス上の課題も生じ始めていたと、情報システム部 部長 正 俊彦氏はいう。
「それぞれのシステムは、各部門が必要に応じて導入したものです。社員が利用する際にはシステムごとにログインする必要があり、『パスワードを覚えきれない』という声が上がっていました。さらに部門ごとにデータを保管するシステムがバラバラだったため、同じような文書が、セキュリティポリシーもまちまちな場所に重複して散在するという状況も見受けられるようになっていました」
当初はそれぞれの製品のバージョンアップや、同じ機能を持つ別製品への載せ替えを考えていたが、検討を進めるうち、それではコストがかさむことが分かってきた。またこれらの方法では、課題のひとつであるログインの利便性も上がらない。そこで情報システム部では統合基盤を導入し、その上に必要な機能を載せるという方向を目指すことにした。

正氏は統合基盤にintra-martを選んだ理由として、個別の載せ替えよりも導入コストが抑えられること、intra-mart へのログインだけで必要な機能を使えるようになることなどの実質的なメリットに加え、導入支援にあたることになったNTTデータビジネスシステムズの柔軟な対応ぶりを挙げた。
「要望する機能をintra-martに実装する検討において時間やコストがかかるという場合に、『別のサービスを利用したほうがいい』『内製でも実装できます』と、はっきりアドバイスしてくれました。自社グループの製品だけを売ろうというのではない姿勢はありがたいですね」
2017年に情報システム部を中心としたプロジェクトチームが結成。要件定義では、旧システムに馴染んだ社員のためにユーザインタフェースや操作方法、業務プロセスなどは大幅に変えないこと、自社内に資産を持たないようにするためにクラウド上にシステムを構築すること、構築後のシステムの運用は、情報システム部が中心となって内部で行うことなどの方針が決まった。
この後に、まずNTTデータビジネスシステムズの開発担当者が旧システムの利用状況を把握するため、各現場を訪れた。旧システムはカスタマイズの自由度が高いものが多く、管轄する部門が随時、必要な機能を独自に追加して利用していた。そのため機能や連携の全容は情報システム部でも把握し切れておらず、移行すべき内容の精査には時間がかかった。
この作業で得た情報をもとに、intra-mart Accel Applications の中から、旧システムが果たしていた役割を踏襲できるものが選定された。情報共有システムに関しては、IM-FormaDesignerを用いてintra-mart 上で動作するWebアプリケーションをNTTデータビジネスシステムズが作成。近鉄エクスプレス側ではサンプルを参考に実運用に沿ったかたちに仕上げるという手順で移行作業は進んでいった。
そして2018年8月、数ヶ月にわたる作業の末、ついに文書管理、社員のスケジュール管理および会議室予約の機能が、intra-mart 上での本格稼動を開始した。

intra-martの導入によってログインの煩雑さは解消され、それまで各システムの管轄部門がバラバラに行っていたユーザID・パスワードの管理も情報システム部に一本化できた。正氏は、これによって社員の利便性が高まっただけでなく、将来的にはスマートフォンからintra-martにログインして、社外から業務を遂行することも考えられるようになったとし、こう語る。
「これまでは各部門がカスタマイズしたシステムを使っていたので、我々としてはセキュリティ上、外部からのアクセスは禁じざるを得ませんでした。しかし今回、intra-martに統合したことで我々のコントロールが行き届くようになり、モバイルの利用も視野に入ってきました。当社は役員の海外出張が多く、その帰国を待たなければ各種の承認や決裁が下りないこともあるのですが、スマートフォンで外出先からのアクセスが可能になれば、こうした時間の短縮と効率化につながるでしょう」
情報システム部 上席課長 吉田 庸氏は、文書管理上のメリットを次のように語る。
「それぞれの部門が独自の方法で管理していた文書をintra-martで統合したことにより、分散や重複が激減し、誰が最終更新をしたのかもきちんと把握できるようになりました。これは業務の効率化に大きな効果をもたらすものと思っています。また文書が散在していた時には難しかったバックアップ作業も簡単になりました」
情報システム部 部次長 隈部 博幸氏は、情報システム部の業務遂行にも好影響があるという。
「intra-martというプラットフォーム上で様々なアプリケーションを組み合わせられるため、使い方が無限にあるのは魅力的ですね。インシデント管理用のパッケージも用意されているようなので、今はそれらを実装して情報システム部の業務改善につなげたいと考えています」