第二次世界大戦後間もない1946年、「戦後の日本には教育が必要」という理念の元に、クレヨンや絵の具の製造が始まり、今のぺんてるが創業された。
最近では、折れない上にワンノックで芯が自動で出続けるシャープペンシル「オレンズネロ」や、濃くなめらかに書けて乾きも早いゲルインキボールペン「エナージェル」を始め、大人の画材「ビスタージュ」シリーズなど、様々な表現具を製造販売。これら多様な文具事業を軸に、同事業で培った技術を武器に電子機器や産業機械設備、化成品などの新事業を展開している。新事業への展開や、今ある業務へ注力する上で課題となっているのが経費精算である 財務本部 経理部 経理課担当者は次の様に語る。
「当社の旅費規定は非常に複雑なんです。中でも複雑なのが日当。例えば同じ場所でも、午後出発であれば2分の1になったり、自分で負担した食事代がなかったら1000円引いたり、20時以降に会社に戻ってきた場合には1000円を加算したりするんです。さらにその合わせ技もあり、例えば午後出発で食事代を負担しなければ、日当からまず1000円を引き、残りを2で割るという計算式になります。出張旅費規定表はデータとして用意されてはいるのですが、先のような複雑なルールはテキストをよく読まないとわからず、本当にややこしいんです」
それだけではない。せっかく申請しても、会計担当者がチェックの末、間違いがあった場合は、申請誤りとなり差し戻すことになる。「差し戻し件数も毎月約50件と多く、繁忙期は時間外労働の要因になることもあり、その件数を減らしたいと思っていました」。もちろん、経理課だけではなく、経費精算申請をする社員からも、「日当の計算をわかりやすくして、精算の手戻りを少なくして欲しい」という声もあったという。
そのほかにもモバイル端末に対応していなかったり、マスタメンテナンス時におけるIT部門の業務負荷が大きかったり、稟議書や領収書の電子化に対応していなかったり、という課題もあった。
これらの課題を解決するため、情報システム部次長をはじめとする情報システム部のメンバーは経費精算システム更改の検討を始めることとなった。

「次の取り組みは紙で回している稟議書のシステム化です。現在、intra-martのワークフローに乗せるプロジェクトが進行しており、2018年度中に完了する予定です。intra-mart基盤を使った文書管理システムの構築も決定しています」と情報システム部次長は意気込みを語る。またモバイルへの対応も検討していく予定だ。 「今はオフィスに戻ってこないと経費精算はできない仕組みとなっていますが、モバイル対応すれば、外出先でも経費精算ができるようになります。すき間時間を活用して申請や承認が可能となるため、生産性の向上につながります。なるべく近い将来に実現できればいいなと思っています」（情報システム部　担当者） 　全社の生産性向上に貢献できる仕組みを作っていく。imforce/経費精算ソリューションの導入はその一歩。厳しいビジネス環境の中で戦っていくためにも、ぺんてるはimforceでITの強化を図っていく。

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※掲載している情報は、取材時点（2018年7月13日）のものです。